La prima fase per ottenere il certificato di prevenzione incendi consiste nel richiedere il parere di conformità del progetto di nuove attività, o di modifiche di quelle esistenti, rispetto alle specifiche regole tecniche emanate dal Ministero dell'interno ovvero, in mancanza, ai criteri tecnici generali di prevenzione incendi. A tal fine i responsabili di attività comprese nell'elenco del decreto del Ministro dell'interno 16 febbraio 1982 sono tenuti a presentare al Comando provinciale dei Vigili del fuoco competente per territorio, apposita domanda di parere di conformità sui progetti, redatta secondo il modello PIN1, allegando la seguente documentazione:

• documentazione tecnico progettuale, in duplice copia, a firma di tecnico abilitato, (che quindi può essere qualsiasi professionista nell'ambito delle proprie, specifiche, competenze) comprendente la scheda informativa generale, la relazione tecnica e gli elaborati grafici;
• attestato del versamento effettuato a mezzo di conto corrente postale a favore della Tesoreria provinciale dello Stato.

Il Comando esamina i progetti e si pronuncia sulla conformità degli stessi alla normativa antincendi entro 45 giorni, salvo il caso di situazioni complesse, in cui il termine può essere prorogato al novantesimo giorno, previa comunicazione all'interessato. In presenza di documentazione incompleta od irregolare, l'ufficio può richiedere la necessaria documentazione integrativa interrompendo i predetti termini. Ove il Comando non si esprima nei tempi prescritti, il progetto si intende respinto (silenzio-rifiuto).

Nel caso di stabilimenti produttivi e di complessi edilizi ad unica gestione nei quali coesistono più attività singolarmente soggette ai controlli di prevenzione incendi, deve essere presentato un unico progetto cui seguirà il rilascio di un solo certificato di prevenzione incendi relativo a tutto il complesso in quanto, per le interdipendenze tra più fattori di rischio, è necessario che il problema della sicurezza venga affrontato globalmente.